Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12-14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunta
PL 27
00023 Valtioneuvosto
Puh. 0295 150 123
[email protected]

2. Yhteyshenkilö

Juhani Kortteinen
Pääsihteeri
Puh. 0295 150 151
[email protected]

3. Tietosuojavastaava

Juhani Kortteinen
Pääsihteeri
Puh. 0295 150 151
[email protected]

4. Käsittelytoimien kokonaisuus

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan henkilökuntaan ja jäsenistöön kuulumattomien henkilöiden henkilötietojen käsittely.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnassa käsiteltävänä olevien ja olleiden asioiden kirjaaminen, seuranta ja käsittely.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lautakunnan lakisääteiset velvoitteet ilmenevät Suomen perustuslaista (731/1999), yhdenvertaisuuslaista (1325/2014), laista naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986), laista yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnasta (1327/2014), hallintolaista (434/2003), laista oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019), oikeudenkäymiskaaresta (4/1734) kielilaista (423/2003), tietosuojalaista (1050/2018) ja laista julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019).

Tietojen julkisuus ja salassapito määräytyvät seuraavien säädösten nojalla:

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Henkilötietolaki (523/1999)

6. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Edellä mainituista henkilöistä kerätään vain asian käsittelemiseksi tarpeelliset tiedot, joita voivat olla:

• nimi
  
• syntymäaika tai henkilötunnus/y-tunnus
  
• kotikunta
  
• postiosoite
  
• sähköpostiosoite
  
• väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:ssä tarkoitettu turvakielto
  
• tieto yhdenvertaisuuslain 8 §:n 1 momentissa tarkoitetusta syrjintäperusteesta, joita voivat olla ikä, alkuperä, kansalaisuus, kieli, uskonto, vakaumus, mielipide, poliittinen toiminta, ammattiyhdistystoiminta, perhesuhteet, terveydentila, vammaisuus, seksuaalinen suuntautumisen tai muu henkilöön liittyvä syy

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan saada muilta asianosaisilta, lausunnon pyytäjiltä, Väestörekisterikeskukselta (VTJkysely) ja muilta tahoilta.

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnasta annetun lain 14 §:n 1 momentin mukaan lautakunnalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada viranomaiselta ja muulta julkista hallintotehtävää hoitavalta, työnantajalta, koulutuksen järjestäjältä ja oppilaitokselta, työmarkkinajärjestöltä tai ammatillista edunvalvontaa harjoittavalta muulta järjestöltä sekä tavaroiden tai palvelujen tarjoajalta maksutta tämän hallussa olevat, lautakunnan käsiteltävänä olevan asian ratkaisemiseksi välttämättömät tiedot. Pykälän 2 momentin mukaan lautakunnalla on oikeus saada viranomaiselta ja muulta julkista hallintotehtävää hoitavalta, työnantajalta, koulutuksen järjestäjältä ja oppilaitokselta, työmarkkinajärjestöltä ja ammatillista edunvalvontaa harjoittavalta muulta järjestöltä sekä tavaroiden tai palvelujen tarjoajalta sekä niiden palveluksessa olevalta selvitys seikoista, jotka ovat tarpeen yhdenvertaisuuslain tai tasa-arvolain noudattamisen valvomiseksi.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan toimintaan sovelletaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999, JulkL). Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Turvakiellon kohteena olevia tietoja lukuun ottamatta henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnassa käsiteltävissä asioissa asianosaisille sekä heidän edustajilleen ja asiamiehilleen. Lisäksi lautakunta saattaa pyytää käsiteltävänään olevassa asiassa yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnasta annetun lain 14 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettuja tietoja ja selvityksiä myös muilta kuin asian asianosaisilta. Tällöin saattaa olla tarpeellista antaa taholle, jolta tietoja tai selvitystä pyydetään, asianosaisia koskevia henkilötietoja.

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan tietojenkäsittelyjärjestelmän toimivuudesta vastaavalle pääkäyttäjälle (Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus, Valtori) saattaa poikkeuksellisesti olla välttämätöntä antaa lyhytaikaiset käyttövaltuudet erikseen sovitun tehtävän hoitamista varten päästä lautakunnan käytössä oleville levyasemille (H- ja J-levyasemat).

Henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu millekään taholle.

9. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Henkilötietojen siirtämiseen kolmansiin maihin sovelletaan tietosuoja-asetuksen V luvun säännöksiä. Sellaisten henkilötietojen siirto, joita käsitellään tai joita on tarkoitus käsitellä kolmanteen maahan tai kansanväliselle järjestölle siirtämisen jälkeen, toteutetaan vain, jos rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä noudattavat kyseisessä luvussa vahvistettuja edellytyksiä ja ellei asetuksen muista säännöksistä muuta johdu.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietojen säilytysajat määritellään yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa. Määräajan päätyttyä asiakirjat hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

11. Profilointi

Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä profilointia.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada seuraavat, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut tiedot:

• henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• kyseessä olevat henkilötietoryhmät
• vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, erityisesti kolmansissa maissa olevat vastaanottajat tai kansainväliset järjestöt, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa
• mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit
• rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
• jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot
• automaattisen päätöksenteon, muun muassa asetuksen 22 artiklan 1 ja 4 kohdassa tarkoitetun profiloinnin olemassaolo, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituista asioista.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, poistamista tai rajoittamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.

13. Oikeus tehdä valitus valitusviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), jos hän katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti (Kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi