Asiakirjajulkisuus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus

Tämä on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvaus yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan tiedonhallinnasta. Osa yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan tiedoista voi olla salassa pidettävää tietoja julkisuuslain nojalla.

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan käytössä olevat tietojärjestelmät

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan käytössä on asianhallintadiaari (IBM Notes YVTLTK:n asianhallinta diaari). Diaarissa seurataan ja kirjataan vireille tulevien asioiden käsittelyä. Diaariin ei tallenneta asiakirjoja. Diaarista voi hakea tietoa esimerkiksi diaarinumerolla tai sanahaulla. Myös tilastojen haku esimerkiksi vuositasolla tai asiakirjatyypeittäin on mahdollista.

• yhteydenottajan nimi
• yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, lukuun ottamatta turvakiellon alaisia tietoja)
• yhteydenoton tyyppi (hakemus, lausuntopyyntö, tiedustelu jne.)
• mahdollinen asiamies
• diaarinumero
• päivämäärittäin tieto tehdyistä välitoimenpiteistä, kuten saapuneesta hakemuksesta, yhteydenotosta, vastauksesta, asiakirjapyynnöstä, lausuntopyynnöstä, oikaisupyynnöstä jne.
• asiaan liittyvä syrjintäperuste
• asian päättyminen lautakunnassa

Asianhallinnan diaarin tiedot ja muut asiakirjat säilytetään valvotuissa pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunta käyttää myös verkkolevyillä olevia kansioita, joissa säilytetään erilaisia taulukkoja seuratakseen tehtyjä välitoimenpiteitä, syrjintäperusteita, määräaikoja ja määrättyjä uhkasakkoja. Lisäksi verkkolevyillä säilytetään esimerkiksi hallinnollisia asioita, päätöksiä, lautakunnan lähettämiä selvityspyyntöjä, pöytäkirjoja ja muita vastaavia tietoja.

Lisäksi yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunta hyödyntää valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä, kuten M2, Kieku ja Handi.

Mitkään yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Pääsy tietoihin on vain lautakunnan henkilökunnalla erikseen myönnetyillä käyttöoikeuksilla.

Tietopyyntöjen toimittaminen

Tietopyynnöt voi toimittaa postitse, sähköpostilla tai puhelimitse.

Yhteystiedot 

Yhdenvertaisuus - ja tasa-arvolautakunta
PL 27, 00023 VALTIONEUVOSTO
[email protected]
puh. 0295 150 123

Tietopyyntöihin vastaaminen

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä (julkisuuslain 14 §:n 4 momentti).